Jak udostępnić Kalendarz Google (i kto co widzi)

Żeby udostępnić Kalendarz Google, otwórz Kalendarz Google na komputerze, znajdź kalendarz na liście „Moje kalendarze”, kliknij „Więcej” (trzy kropki) i wybierz „Ustawienia i udostępnianie”. W sekcji „Udostępnione dla” kliknij „Dodaj osoby i grupy”, wpisz adres e-mail tej osoby, wybierz poziom uprawnień i kliknij „Wyślij”.

Znajomi zobaczą tylko tyle, na ile pozwala wybrany poziom: same godziny, w których jesteś zajęty, albo pełne szczegóły każdego wydarzenia. Niżej są kroki, a potem to, co pokazuje każdy poziom.

1. Otwórz Kalendarz Google na komputerze. Otwórz Kalendarz Google w przeglądarce. Ustawień udostępniania nie zmienisz w aplikacji Kalendarz Google na telefonie.

2. Otwórz ustawienia kalendarza. Na liście „Moje kalendarze” najedź na kalendarz, który chcesz udostępnić, kliknij „Więcej” (trzy kropki) i wybierz „Ustawienia i udostępnianie”.

3. Kliknij „Dodaj osoby i grupy”. W sekcji „Udostępnione dla” kliknij „Dodaj osoby i grupy” i wpisz adres e-mail każdej osoby, której chcesz udostępnić kalendarz.

4. Wybierz poziom uprawnień. Zdecyduj, co ta osoba może zobaczyć albo zrobić: od „Wyświetlanie wyłącznie stanu Wolny/Zajęty (bez szczegółów)” do „Wprowadzanie zmian oraz zarządzanie udostępnianiem”. Dla znajomego zwykle wystarczy „Wyświetlanie wyłącznie stanu Wolny/Zajęty (bez szczegółów)” albo „Wyświetlanie szczegółów wydarzenia”.

5. Kliknij „Wyślij”. Google wyśle każdej osobie e-mail z informacją o udostępnieniu. Żeby zobaczyć kalendarz udostępniony w ten sposób, każda z nich potrzebuje konta Google.

Dwie rzeczy, zanim zaczniesz: ustawień udostępniania nie zmienisz w aplikacji Kalendarz Google na telefonie, a osoba, której udostępniasz kalendarz, potrzebuje konta Google, chyba że ustawisz kalendarz jako publiczny. Oba tematy opisuję niżej.

Pięć poziomów uprawnień w Kalendarzu Google

Wybrany poziom decyduje o tym, co zobaczy druga osoba i czy może cokolwiek zmienić. Google nazywa je tak:

• „Wyświetlanie wyłącznie stanu Wolny/Zajęty (bez szczegółów)”. Ta osoba widzi, kiedy jesteś zajęty, i nic więcej: bez tytułów i bez miejsc. To poziom dla znajomego, który chce tylko wiedzieć, kiedy masz czas.
• „Wyświetlanie szczegółów wydarzenia”. Widzi nazwy, godziny, miejsca i opisy Twoich wydarzeń. To właśnie ma na myśli większość osób, gdy mówi o udostępnieniu kalendarza.
• „Wprowadzaj zmiany (wyświetlaj wydarzenia prywatne jako wolne/zajęte)”. Może edytować wydarzenia, które nie są oznaczone jako „Prywatne”. Prywatne wydarzenie ze stanem „Zajęty” widzi tylko jako zajęty blok, a takie ze stanem „Wolny” w ogóle się nie wyświetla.
• „Wprowadzanie zmian i wyświetlanie szczegółów wydarzeń”. Może edytować wydarzenia w Twoim kalendarzu i widzi, komu jeszcze jest udostępniony.
• „Wprowadzanie zmian oraz zarządzanie udostępnianiem”. Wszystko powyżej, a do tego może udostępniać Twój kalendarz innym i zmieniać, kto go widzi. Zostaw ten poziom dla partnera albo współorganizatora, któremu w pełni ufasz.

Jak wyglądają wydarzenia prywatne

Pojedyncze wydarzenie możesz oznaczyć jako „Prywatne”. Każdy, kto ma poziom niższy niż „Wprowadzanie zmian i wyświetlanie szczegółów wydarzeń”, zobaczy je wtedy tylko jako „Zajęty”, bez tytułu. Jeśli oznaczysz je jako „Prywatne” i do tego ustawisz stan „Wolny”, te osoby nie zobaczą go wcale.

To przydatne, ale działa wydarzenie po wydarzeniu i tylko wtedy, gdy o tym pamiętasz. Wszystko, czego nie oznaczysz, zostaje widoczne na wybranym poziomie.

Jeśli ktoś udostępni Ci swój Kalendarz Google, czy zobaczy Twój?

Nie. Udostępnianie w Kalendarzu Google działa w jedną stronę: gdy ktoś udostępni Ci swój kalendarz, Ty widzisz jego, a ta osoba nie dostaje żadnego dostępu do Twojego, dopóki nie udostępnisz jej swojego.

O tym, kto widzi kalendarz, decyduje jego właściciel, na stronie „Ustawienia i udostępnianie” tego konkretnego kalendarza. Znajomy, który udostępnia Ci swój kalendarz, podjął tę decyzję tylko w sprawie własnego. Z prośbą o dostęp jest tak samo: jeśli spróbujesz dodać kalendarz, który nie jest Ci udostępniony, Google wyśle właścicielowi e-mail z prośbą o przyznanie Ci dostępu i nic się nie zmieni, dopóki tego nie zrobi.

Jeden wyjątek: na koncie służbowym lub szkolnym, jak pisze Google, administrator może mieć uprawnienia do wyświetlania Twojego kalendarza i szczegółów wydarzeń, nawet jeśli nikomu go nie udostępniasz.

Czy można udostępnić Kalendarz Google komuś, kto nie korzysta z Google?

Częściowo. Udostępnianie konkretnym osobom, czyli kroki opisane wyżej, wymaga konta Google po ich stronie. Bez niego zostaje Ci ustawienie kalendarza jako publicznego (opcja „Udostępnij publicznie” w sekcji „Uprawnienia dostępu do wydarzeń”), co też robisz na stronie „Ustawienia i udostępnianie”:

• „Publiczny adres URL kalendarza”. Publiczny kalendarz ma link, który otworzy się w każdej przeglądarce, bez logowania.
• „Kod do umieszczenia na stronie”. W sekcji „Integrowanie kalendarza” znajdziesz kod, który osadza kalendarz na stronie internetowej.

Publiczny oznacza, że zobaczy go każdy, kto ma link, więc lepiej sprawdzi się przy grafiku klubu albo planie wyjazdu niż przy Twoim prywatnym kalendarzu. Jeśli idziesz tą drogą, załóż osobny kalendarz tylko na rzeczy, które możesz spokojnie pokazać wszystkim.

Na tej samej stronie zobaczysz też pole „Tajny adres w formacie iCal”. Kusi, żeby wysłać ten adres znajomemu, ale nie rób tego. To nie jest jednorazowa kopia, tylko stale aktualizowany podgląd Twojego kalendarza (tylko do odczytu), a Google zaznacza, że tylko Ty możesz znać ten adres. Publiczny adres w formacie iCal, który jest obok, działa dopiero wtedy, gdy kalendarz jest publiczny.

Wymóg konta Google to przeszkoda, na którą najczęściej trafiają mieszane paczki znajomych, w których część osób ma iPhone'a, a część Androida.

Czy można udostępnić Kalendarz Google z telefonu?

Nie z aplikacji Kalendarz Google. Ustawienia udostępniania zmieniasz na komputerze, a nie w aplikacji mobilnej, więc do kroków opisanych wyżej potrzebujesz Kalendarza Google otwartego w przeglądarce.

Tak samo jest po drugiej stronie. Jeśli znajomy udostępni Ci kalendarz, do jego subskrypcji też potrzebujesz przeglądarki na komputerze. Przy laptopie to dwie minuty, ale nie załatwisz tego z telefonu, w trakcie rozmowy na grupowym czacie.

Gdzie udostępnianie Kalendarza Google nie wystarcza między znajomymi

Udostępnianie Kalendarza Google robi dokładnie to, co obiecuje, i w zespole albo w domu sprawdza się dobrze. Między znajomymi szybko wychodzą trzy luki.

1. Prywatność ustawiasz dla całego kalendarza

Każdy poziom udostępniania dotyczy całego kalendarza. Dla znajomego, który ma tylko patrzeć, zostają więc dwie opcje: „Wyświetlanie wyłącznie stanu Wolny/Zajęty (bez szczegółów)” albo „Wyświetlanie szczegółów wydarzenia”. Opcja „Prywatne” ukrywa wydarzenie przed wszystkimi, którym udostępniasz kalendarz, a nie przed jedną osobą. Nie ustawisz, żeby jeden znajomy widział Twój wyjazd do Krakowa, a drugi nic. Zobacz, jak w SoKal wybierasz, co widzi każdy znajomy.

2. Brak widoku „kto ma wolne?” dla paczki znajomych

Nawet gdy wszyscy już udostępnią swoje kalendarze, Google nie odpowiada na podstawowe towarzyskie pytanie: kto z moich znajomych ma wolne w sobotę? Nakładasz ich kalendarze na siebie i szukasz luk. Przy trzech czy czterech osobach to ściana kolorowych bloków.

3. Brak wspólnych planów

Udostępniony kalendarz to coś, na co znajomi tylko patrzą. To, że ktoś ma wolne popołudnie, nie zamienia się samo w plan, a nie da się też rzucić planu do znajomych i zobaczyć, kto się pisze. Ta część nadal dzieje się w wątku na czacie.

Kalendarz Google + SoKal: udostępnianie stworzone dla znajomych

Jeśli chcesz dzielić się kalendarzem ze znajomymi, a nie ze współpracownikami, warto dołożyć do Kalendarza Google warstwę, która powstała właśnie do tego, zamiast go zastępować. Tym jest SoKal: kalendarz dla znajomych, który działa z kalendarzem, którego już używasz.

• Zostajesz przy Kalendarzu Google. SoKal synchronizuje się w obie strony z Kalendarzem Google, Outlookiem i Kalendarzem Apple, więc Twoje wydarzenia zostają tam, gdzie są.
• Znajomi widzą te rodzaje planów, na które się zgodzisz. Domyślnie to wyjścia i podróże, pokazane dokładnie tak, jak są. Wszystko inne widzą jako jedno słowo: „Zajęty”. Możesz to zmienić dla każdego znajomego albo grupy, na przykład Bliscy znajomi, Znajomi czy Dalsi znajomi.
• Zaproszenia bez aplikacji. Plan wyślesz SMS-em, przez WhatsAppa albo linkiem. Zaproszone osoby odpowiadają bez aplikacji i bez konta.
• Za darmo, wszędzie. Bez subskrypcji i bez zakupów w aplikacji. SoKal działa na iPhonie, iPadzie, Macu, Androidzie i Windowsie, a także w przeglądarce na każdym laptopie.

Jeśli wolisz najpierw porównać opcje, Kalendarz Google i siedem innych aplikacji opisaliśmy w zestawieniu najlepszych aplikacji do wspólnego kalendarza.

Kalendarz Google wie, kiedy jesteś zajęty. SoKal pozwala znajomym zobaczyć te plany, które chcesz im pokazać, i ułatwia zrobienie czegoś razem.

Dziel się planami ze znajomymi, a nie całym kalendarzem

SoKal jest darmowy. Podłącz Kalendarz Google i wybierz, co widzą znajomi.