Cómo compartir Google Calendar (y quién ve qué)

Para compartir Google Calendar, ábrelo en una computadora u ordenador, busca el calendario en «Mis calendarios», haz clic en «Más» (los tres puntos) y elige «Configurar y compartir». En «Compartido con», haz clic en «Añadir personas y grupos», escribe el correo de la persona, elige un nivel de permiso y haz clic en «Enviar».

Tus amigos solo ven lo que permite ese nivel: las horas en las que estás ocupado, o todos los detalles de cada evento. Aquí tienes los pasos y, después, lo que muestra cada nivel.

1. Abre Google Calendar en una computadora u ordenador. Entra en Google Calendar desde un navegador web. Los ajustes para compartir no se pueden cambiar en la app de Google Calendar del teléfono.

2. Abre la configuración del calendario. En «Mis calendarios», coloca el puntero sobre el calendario que quieres compartir, haz clic en «Más» (los tres puntos) y elige «Configurar y compartir».

3. Haz clic en «Añadir personas y grupos». En «Compartido con», haz clic en «Añadir personas y grupos» y escribe la dirección de correo de cada persona con la que quieras compartir.

4. Elige un nivel de permiso. Elige qué puede ver o hacer cada persona, desde «Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles)» hasta «Hacer cambios y gestionar el uso compartido». Para un amigo, lo normal es «Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles)» o «Ver detalles de eventos».

5. Haz clic en «Enviar». Google avisa a cada persona por correo. Para ver un calendario que compartes así, necesitan una cuenta de Google.

Dos cosas que conviene saber antes de empezar: los ajustes para compartir no se pueden cambiar en la app de Google Calendar del teléfono, y la persona con la que compartes necesita una cuenta de Google, salvo que hagas público el calendario. Las dos están explicadas más abajo.

Los cinco niveles de permiso de Google Calendar

El nivel que eliges decide qué ve la otra persona y si puede cambiar algo. Google usa estos nombres:

• «Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles)». Ve cuándo estás ocupado y nada más: ni títulos ni lugares. Es el que conviene para un amigo que solo quiere saber cuándo estás disponible.
• «Ver detalles de eventos». Ve los nombres, las horas, los lugares y las descripciones de tus eventos. Es lo que casi todo el mundo entiende por compartir un calendario.
• «Hacer cambios (ver eventos privados como libre/ocupado)». Puede editar los eventos que no son privados. Un evento «Privado» marcado como «Ocupado» solo aparece como un bloque ocupado, y uno marcado como «Libre» no aparece.
• «Hacer cambios y ver todos los detalles de los eventos». Puede editar los eventos de tu calendario y ver con quién más lo compartes.
• «Hacer cambios y gestionar el uso compartido». Todo lo anterior, y además puede compartir tu calendario con otras personas y cambiar quién lo ve. Resérvalo para tu pareja o para alguien que organice contigo y en quien confíes del todo.

Cómo se ven los eventos privados

Puedes marcar un evento concreto como «Privado». Entonces, quien tenga un nivel inferior a «Hacer cambios y ver todos los detalles de los eventos» solo lo ve como «Ocupado», sin título. Si lo marcas como «Privado» y además haces que te muestre como «Libre», esas personas no lo ven en absoluto.

Es útil, pero funciona evento por evento y solo cuando te acuerdas de hacerlo. Todo lo que no marques sigue visible con el nivel que hayas elegido.

Si alguien comparte su Google Calendar contigo, ¿puede ver el tuyo?

No. En Google Calendar, compartir va en un solo sentido: cuando alguien comparte su calendario contigo, tú ves el suyo, y esa persona no tiene acceso al tuyo a menos que tú también se lo compartas.

Cada calendario lo controla su propietario, desde su propia página «Configurar y compartir». Un amigo que comparte contigo solo ha tomado esa decisión sobre su calendario. Pedir acceso funciona igual: si intentas añadir un calendario que no está compartido contigo, Google le envía un correo al propietario para pedirle que te dé acceso, y no cambia nada hasta que lo haga.

Una excepción: en una cuenta del trabajo o de un centro educativo, Google indica que tu administrador puede tener permisos para ver tu calendario y los detalles de sus eventos aunque no lo hayas compartido.

¿Se puede compartir un calendario de Google con alguien que no usa Google?

En parte. Compartir con personas concretas, como en los pasos de arriba, exige que la otra persona tenga una cuenta de Google. Si no la tiene, la opción es hacer público el calendario, algo que también se hace desde su página «Configurar y compartir», con «Compartir públicamente» en «Permisos de acceso a los eventos»:

• «URL pública de este calendario». Un calendario público tiene un enlace que se abre en cualquier navegador, sin iniciar sesión.
• «Código insertado». En «Integrar el calendario», el «Código insertado» sirve para poner el calendario en una página web.

Público significa que cualquiera con el enlace puede verlo, así que encaja mejor con el calendario de un club o el itinerario de un viaje que con tu calendario personal. Si eliges esta vía, crea un calendario aparte solo con lo que no te importe publicar.

En esa misma página verás una «Dirección secreta en formato iCal». Es tentador enviársela a un amigo, pero no lo hagas. No es una copia fija del calendario: es un acceso en directo a tu calendario, de solo lectura, y Google lo dice claro: «Solo tú debes saber la dirección secreta de tu calendario». La dirección pública en formato iCal que aparece al lado solo funciona cuando el calendario es público.

Es el límite con el que más chocan los grupos mixtos, por ejemplo cuando unos usan el Calendario de Apple en el iPhone y otros tienen Android. Un calendario de iCloud no tiene app para Android, así que a ese amigo solo le queda suscribirse a un enlace público.

¿Se puede compartir Google Calendar desde el teléfono?

Desde la app de Google Calendar, no. Los ajustes para compartir se cambian desde una computadora u ordenador, no desde la app del teléfono, así que necesitarás Google Calendar abierto en un navegador web para seguir los pasos de arriba.

Lo mismo pasa en el otro sentido. Si un amigo comparte un calendario contigo, para suscribirte también necesitas el navegador web de una computadora. Son dos minutos cuando estás delante del portátil, pero significa que no lo puedes resolver desde el chat del grupo en el teléfono.

Dónde se queda corto compartir Google Calendar con amigos

Compartir en Google Calendar hace lo que promete, y para un equipo de trabajo o una casa funciona bien. Con amigos, aparecen enseguida tres carencias.

1. La privacidad se decide por calendario

Cada nivel de permiso se aplica a un calendario entero. Para un amigo que solo va a mirar, eso deja dos opciones: «Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles)» o «Ver detalles de eventos». «Privado» oculta un evento a todas las personas con las que compartes, no a una sola. No puedes decir «a este amigo enséñale mi viaje a Lisboa y a ese otro no le enseñes nada». Más abajo te cuento cómo eliges lo que ve cada amigo en SoKal.

2. No hay una vista de «¿quién está libre?» entre amigos

Aunque todos compartan, Google no responde a la pregunta social más básica: ¿cuáles de mis amigos están libres el sábado? Superpones sus calendarios y buscas huecos. Con tres o cuatro amigos, es un muro de bloques de colores.

3. No hay planes sociales

Un calendario compartido es algo que tus amigos miran. Ver que alguien tiene la tarde libre no lo convierte en un plan, y no hay forma de proponer un plan a tus amigos y ver quién se apunta. Esa parte sigue pasando en un chat.

Google Calendar + SoKal: compartir pensado para amigos

Si lo que quieres es compartir con amigos y no con compañeros de trabajo, ayuda añadir encima de Google Calendar una capa pensada para eso, en lugar de sustituirlo. Eso es SoKal: un calendario compartido hecho para amigos, que funciona con el calendario que ya usas.

• Sigue usando Google Calendar. SoKal se sincroniza en los dos sentidos con Google Calendar, Microsoft Outlook y el Calendario de Apple, así que tus eventos se quedan donde están.
• Tus amigos ven los tipos de planes que tú apruebas. Por defecto son las salidas y los viajes, tal cual. Todo lo demás aparece con una sola palabra: «Ocupado». Puedes cambiarlo para cualquier amigo o grupo, como Amigos cercanos, Amigos o Conocidos.
• Invitaciones que no necesitan app. Envía un plan por SMS, por WhatsApp o con un enlace. Las personas que invitas pueden responder sin app y sin cuenta.
• Gratis, en todas partes. Sin suscripciones y sin compras dentro de la app. SoKal funciona en iPhone, iPad, Mac, Android y Windows, y en el navegador de cualquier portátil.

Si prefieres comparar opciones antes, comparamos Google Calendar con otras siete apps en nuestra comparativa de las mejores apps de calendario compartido.

Google Calendar sabe cuándo estás ocupado. SoKal deja que tus amigos vean los planes que tú quieres que vean, y hace fácil organizar algo juntos.

Comparte tus planes con tus amigos, no todo tu calendario

SoKal es gratis. Conecta tu Google Calendar y elige qué ven tus amigos.