Partager Google Agenda : comment faire (et qui voit quoi)

Pour partager Google Agenda, ouvre Google Agenda sur un ordinateur, trouve l’agenda sous « Mes agendas », clique sur « Plus » (les trois points) et choisis « Paramètres et partage ». Sous « Partagé avec », clique sur « Ajouter des personnes et des groupes », saisis l’adresse e-mail de la personne, choisis un niveau d’autorisation et clique sur « Envoyer ».

Tes amis voient seulement ce que ce niveau autorise : juste les moments où tu es occupé, ou tous les détails de chaque événement. Voici les étapes, puis ce que montre chaque niveau.

1. Ouvre Google Agenda sur un ordinateur. Va sur Google Agenda dans un navigateur web. Les paramètres de partage ne se changent pas dans l’appli Google Agenda pour téléphone.

2. Ouvre les paramètres de l’agenda. Sous « Mes agendas », passe la souris sur l’agenda à partager, clique sur « Plus » (les trois points), puis choisis « Paramètres et partage ».

3. Clique sur « Ajouter des personnes et des groupes ». Sous « Partagé avec », clique sur « Ajouter des personnes et des groupes » et saisis l’adresse e-mail de chaque personne avec qui tu veux partager.

4. Choisis un niveau d’autorisation. Choisis ce que la personne peut voir ou faire, du niveau « Afficher uniquement les informations de disponibilité (masquer les détails) » jusqu’à « Apporter des modifications et gérer le partage ». Pour un ami, « Afficher uniquement les informations de disponibilité (masquer les détails) » ou « Voir les détails des événements » convient en général.

5. Clique sur « Envoyer ». Google prévient chaque personne par e-mail. Il lui faut un compte Google pour voir un agenda partagé de cette façon.

Deux choses à savoir avant de commencer : tu ne peux pas changer les paramètres de partage dans l’appli Google Agenda pour téléphone, et la personne avec qui tu partages a besoin d’un compte Google, sauf si tu rends l’agenda public. On revient sur les deux plus bas.

Les cinq niveaux d’autorisation de Google Agenda

Le niveau que tu choisis décide de ce que voit l’autre personne et de ce qu’elle peut modifier. Google utilise ces libellés :

• « Afficher uniquement les informations de disponibilité (masquer les détails) ». La personne voit quand tu es occupé, et rien d’autre : ni titres, ni lieux. C’est celui à choisir pour un ami qui veut juste savoir quand tu es dispo.
• « Voir les détails des événements ». La personne voit le nom, l’heure, le lieu et la description de tes événements. C’est ce que la plupart des gens entendent par partager son agenda.
• « Apporter des modifications (voir les événements privés comme "disponible/occupé") ». La personne peut modifier les événements qui ne sont pas privés. Un événement « Privé » marqué « Occupé » n’apparaît que comme un créneau occupé, et un événement « Privé » marqué « Disponible » n’apparaît pas du tout.
• « Apporter des modifications et voir les détails des événements ». La personne peut modifier les événements de ton agenda et voir avec qui d’autre il est partagé.
• « Apporter des modifications et gérer le partage ». Tout ce qui précède, et en plus elle peut partager ton agenda avec d’autres personnes et changer qui le voit. Garde ce niveau pour ton ou ta partenaire, ou pour un co-organisateur en qui tu as entièrement confiance.

Comment s’affichent les événements privés

Tu peux marquer un événement précis comme « Privé ». Toute personne dont le niveau est en dessous de « Apporter des modifications et voir les détails des événements » ne voit alors cet événement que comme « Occupé », sans titre. Si tu le marques « Privé » et que tu indiques aussi « Disponible », ces personnes ne le voient pas du tout.

C’est pratique, mais ça se règle événement par événement, et seulement quand tu penses à le faire. Tout ce que tu ne marques pas reste visible au niveau que tu as choisi.

Si quelqu’un partage son agenda Google avec toi, voit-il le tien ?

Non. Dans Google Agenda, le partage va dans un seul sens : quand quelqu’un partage son agenda avec toi, tu vois le sien, et il n’a aucun accès au tien tant que tu ne le partages pas à ton tour.

Le propriétaire de chaque agenda décide qui le voit, depuis la page « Paramètres et partage » de cet agenda. Un ami qui partage avec toi a fait ce choix pour son propre agenda, pas pour le tien. Demander l’accès marche de la même façon : si tu essaies d’ajouter un agenda qui n’est pas partagé avec toi, Google envoie un e-mail à son propriétaire pour lui demander de te donner l’accès, et rien ne change tant qu’il ne l’a pas fait.

Une exception : avec un compte professionnel ou scolaire, Google précise que ton administrateur peut avoir l’autorisation de voir ton agenda et le détail de tes événements, même si tu ne l’as pas partagé.

Peut-on partager Google Agenda avec quelqu’un qui n’utilise pas Google ?

En partie. Le partage avec des personnes précises, celui des étapes ci-dessus, demande un compte Google de leur côté. Sans compte, ta seule option est de rendre l’agenda public, ce qui se fait aussi depuis sa page « Paramètres et partage », avec « Rendre disponible publiquement » sous « Autorisations d'accès aux événements » :

• « URL publique de cet agenda ». Un agenda public a un lien qui s’ouvre dans n’importe quel navigateur, sans se connecter.
• « Code d'intégration ». Sous « Intégrer l'agenda », ce code affiche l’agenda sur une page web.

Public veut dire que toute personne qui a le lien peut le voir. Ça convient donc mieux au planning d’un club ou à l’itinéraire d’un voyage qu’à ton agenda perso. Si tu choisis cette voie, crée un agenda à part, juste pour ce que tu acceptes de rendre public.

Sur la même page, tu verras une « Adresse secrète au format iCal ». C’est tentant de l’envoyer à un ami, mais ne le fais pas. Ce n’est pas une copie figée : c’est un flux en direct de ton agenda, en lecture seule, et Google précise que tu dois être la seule personne à connaître cette adresse. L’adresse iCal publique juste à côté ne marche que si l’agenda est public.

Ce sont les groupes mixtes qui se heurtent le plus à ce mur, et il vaut mieux connaître les solutions de contournement. Par exemple, si une partie du groupe est sur iPhone avec un agenda iCloud, sache que Calendrier Apple n’a pas d’appli Android : un ami sous Android peut seulement s’abonner au lien d’un calendrier public, sans pouvoir le modifier.

Peut-on partager son agenda Google depuis son téléphone ?

Pas depuis l’appli Google Agenda. Les paramètres de partage se changent depuis un ordinateur, pas depuis l’appli mobile : il te faut Google Agenda ouvert dans un navigateur web pour suivre les étapes ci-dessus.

C’est pareil dans l’autre sens. Si un ami partage un agenda avec toi, pour t’y abonner, il faut aussi le navigateur web d’un ordinateur. Ça prend deux minutes une fois devant un ordinateur portable, mais tu ne peux pas régler ça depuis la conversation de groupe sur ton téléphone.

Les limites du partage Google Agenda entre amis

Le partage de Google Agenda fait ce qu’il promet, et pour une équipe ou un foyer, il marche bien. Entre amis, trois manques apparaissent vite.

1. La confidentialité se règle agenda par agenda

Chaque niveau de partage s’applique à un agenda entier. Pour un ami qui veut seulement regarder, il reste deux choix : « Afficher uniquement les informations de disponibilité (masquer les détails) » ou « Voir les détails des événements ». « Privé » cache un événement à tous ceux avec qui tu partages, pas à une seule personne. Impossible de dire « montre mon week-end à Lisbonne à cet ami, et rien du tout à celui-là ». Plus bas, tu verras comment SoKal te laisse choisir ce que voit chaque ami.

2. Pas de vue « qui est libre ? » entre amis

Même quand tout le monde a partagé, Google ne répond pas à la question sociale de base : lesquels de mes amis sont libres samedi ? Tu superposes leurs agendas et tu cherches les trous. Avec trois ou quatre amis, ça donne un mur de blocs de couleur.

3. Pas de plans entre amis

Un agenda partagé, c’est quelque chose que tes amis regardent. Voir que quelqu’un a son après-midi libre n’en fait pas un plan, et il n’y a aucun moyen de proposer un plan à tes amis et de voir qui est partant. Cette partie-là se passe encore dans un fil de discussion.

Google Agenda + SoKal : un partage pensé pour les amis

Si tu veux partager avec des amis plutôt qu’avec des collègues, le mieux est d’ajouter par-dessus Google Agenda une couche faite pour ça, pas de le remplacer. C’est exactement ce qu’est SoKal : un agenda partagé pensé pour les amis, qui marche avec l’agenda que tu utilises déjà.

• Continue à utiliser Google Agenda. SoKal se synchronise dans les deux sens avec Google Agenda, Microsoft Outlook et Calendrier Apple, donc tes événements restent où ils sont.
• Tes amis voient les types de plans que tu autorises. Par défaut, ce sont les sorties et les voyages, affichés tels quels. Tout le reste s’affiche en un seul mot : « Occupé ». Tu peux changer ça pour n’importe quel ami ou groupe, comme Amis proches, Amis ou Connaissances.
• Des invitations sans appli. Envoie un plan par SMS, par WhatsApp ou par un lien. Les personnes invitées répondent sans appli et sans compte.
• Gratuit, partout. Pas d’abonnement, pas d’achat intégré. SoKal fonctionne sur iPhone, iPad, Mac, Android et Windows, et dans le navigateur de n’importe quel ordinateur.

Si tu préfères comparer les options d’abord, on a mis Google Agenda face à sept alternatives dans notre comparatif des meilleures applis d’agenda partagé.

Google Agenda sait quand tu es occupé. SoKal laisse tes amis voir les plans que tu veux leur montrer, et rend facile de faire quelque chose ensemble.

Partage tes plans avec tes amis, pas tout ton agenda

SoKal est gratuit. Connecte ton Google Agenda et choisis ce que voient tes amis.