Google Kalender teilen: So geht es (und wer was sieht)

Um einen Google Kalender zu teilen, öffnest du Google Kalender auf einem Computer, suchst den Kalender unter „Meine Kalender“, klickst auf das Menü mit den drei Punkten und wählst „Einstellungen und Freigabe“. Unter „Geteilt mit“ klickst du auf „Personen und Gruppen hinzufügen“, gibst die E-Mail-Adresse der Person ein, wählst eine Berechtigungsstufe und klickst auf „Senden“.

Deine Freunde sehen dann nur, was diese Stufe erlaubt: entweder nur die Zeiten, in denen du beschäftigt bist, oder alle Details zu jedem Termin. Hier sind die Schritte, danach erkläre ich, was jede Stufe zeigt.

1. Google Kalender am Computer öffnen. Öffne Google Kalender in einem Webbrowser auf deinem Computer. In der Google-Kalender-App auf dem Handy kannst du die Freigabe-Einstellungen nicht ändern.

2. Die Einstellungen des Kalenders öffnen. Fahr unter „Meine Kalender“ mit der Maus über den Kalender, den du teilen willst, klick auf das Menü mit den drei Punkten und wähle „Einstellungen und Freigabe“.

3. Auf „Personen und Gruppen hinzufügen“ klicken. Klick unter „Geteilt mit“ auf „Personen und Gruppen hinzufügen“ und gib die E-Mail-Adresse jeder Person ein, mit der du teilen willst.

4. Eine Berechtigungsstufe wählen. Leg fest, was die Person sehen oder tun darf, von „Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details)“ bis „Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten“. Für Freunde passt meist „Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details)“ oder „Termindetails aufrufen“.

5. Auf „Senden“ klicken. Google benachrichtigt jede Person per E-Mail. Um einen so geteilten Kalender zu sehen, braucht sie ein Google-Konto.

Zwei Dinge solltest du vorher wissen: In der Google-Kalender-App auf dem Handy kannst du die Freigabe nicht einrichten, und die Person, mit der du teilst, braucht ein Google-Konto, außer du machst den Kalender öffentlich. Zu beidem steht unten mehr.

Die fünf Berechtigungsstufen in Google Kalender

Die Stufe, die du wählst, entscheidet, was die andere Person sieht und ob sie etwas ändern darf. Google nennt die Stufen so:

• Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details). Die Person sieht, wann du beschäftigt bist, und sonst nichts: keine Titel, keine Orte. Das ist die richtige Wahl für einen Freund, der nur wissen will, wann du Zeit hast.
• Termindetails aufrufen. Die Person sieht Titel, Zeiten, Orte und Beschreibungen deiner Termine. Das meinen die meisten, wenn sie vom Teilen eines Kalenders sprechen.
• Änderungen vornehmen (private Termine als „verfügbar/beschäftigt“ anzeigen). Die Person kann Termine bearbeiten, die nicht privat sind. Ein privater Termin mit dem Status „Beschäftigt“ erscheint bei ihr nur als belegter Block, und einer mit dem Status „Verfügbar“ taucht gar nicht auf.
• Änderungen vornehmen und Termindetails ansehen. Die Person kann Termine in deinem Kalender bearbeiten und sieht, mit wem dein Kalender sonst noch geteilt ist.
• Änderungen vornehmen und Freigabe verwalten. Alles von oben, und zusätzlich kann die Person deinen Kalender mit anderen teilen und ändern, wer ihn sieht. Diese Stufe gibst du am besten nur einem Partner oder jemandem, mit dem du etwas organisierst und dem du voll vertraust.

So erscheinen private Termine

Du kannst einen einzelnen Termin als „Privat“ markieren. Alle mit einer Stufe unterhalb von „Änderungen vornehmen und Termindetails ansehen“ sehen diesen Termin dann nur als „Beschäftigt“, ohne Titel. Markierst du ihn als „Privat“ und stellst ihn außerdem auf „Verfügbar“, sehen diese Personen ihn gar nicht.

Das ist praktisch, funktioniert aber Termin für Termin und nur, wenn du daran denkst. Alles, was du nicht markierst, bleibt auf der Stufe sichtbar, die du gewählt hast.

Wenn jemand seinen Google Kalender mit dir teilt, sieht er dann deinen?

Nein. Teilen funktioniert in Google Kalender nur in eine Richtung: Wenn jemand seinen Kalender mit dir teilt, siehst du seinen, aber er bekommt keinen Zugriff auf deinen, solange du deinen nicht ebenfalls freigibst.

Wer einen Kalender besitzt, entscheidet selbst, wer ihn sieht, und zwar auf der Seite „Einstellungen und Freigabe“ genau dieses Kalenders. Ein Freund, der mit dir teilt, hat diese Entscheidung nur für seinen eigenen Kalender getroffen. Umgekehrt gilt dasselbe: Wenn du einen Kalender hinzufügen willst, der nicht für dich freigegeben ist, schickt Google dem Besitzer eine E-Mail mit der Bitte, dir Zugriff zu geben, und es ändert sich nichts, bis er das tut.

Eine Ausnahme: Bei einem Arbeits- oder Schulkonto kann laut Google dein Administrator berechtigt sein, deinen Kalender und die Termindetails zu sehen, auch wenn du ihn nicht geteilt hast.

Kann ich einen Google Kalender mit jemandem ohne Google-Konto teilen?

Teilweise. Zum Teilen mit bestimmten Personen, also mit den Schritten oben, braucht die andere Seite ein Google-Konto. Ohne Konto bleibt nur, den Kalender öffentlich zu machen. Auch das erledigst du auf seiner Seite „Einstellungen und Freigabe“: Unter „Zugriffsberechtigungen für Termine“ aktivierst du „Öffentlich freigeben“. Danach hast du zwei Möglichkeiten:

• Öffentliche URL zu diesem Kalender. Ein öffentlicher Kalender hat einen Link, der sich in jedem Browser öffnen lässt, ganz ohne Anmeldung.
• Code einbetten. Unter „Kalender integrieren“ bekommst du mit „Code einbetten“ einen Code, mit dem der Kalender auf einer Webseite erscheint.

Öffentlich heißt: Jeder mit dem Link kann den Kalender sehen. Das passt besser zum Spielplan eines Vereins oder zum Ablauf einer Reise als zu deinem persönlichen Kalender. Wenn du diesen Weg gehst, leg einen eigenen Kalender nur für die Dinge an, die du wirklich veröffentlichen willst.

Auf derselben Seite findest du die Privatadresse im iCal-Format. Es ist verlockend, sie einem Freund zu schicken, aber lass es. Sie ist keine einmalige Momentaufnahme, sondern ein Live-Feed deines Kalenders zum Ansehen, der immer auf dem neuesten Stand ist, und laut Google solltest nur du diese Adresse kennen. Die öffentliche Adresse im iCal-Format daneben funktioniert erst, wenn der Kalender öffentlich ist.

Am häufigsten stoßen gemischte Gruppen an diese Grenze, in denen nicht alle Google nutzen.

Kann ich Google Kalender am Handy freigeben?

Nicht in der Google-Kalender-App. Die Freigabe-Einstellungen änderst du am Computer, nicht in der App, für die Schritte oben brauchst du Google Kalender also in einem Webbrowser.

Für die andere Seite gilt dasselbe. Wenn ein Freund einen Kalender mit dir teilt, brauchst du auch zum Abonnieren einen Webbrowser auf einem Computer. Am Laptop ist das in zwei Minuten erledigt, aber aus dem Gruppenchat auf dem Handy heraus klappt es eben nicht.

Wo das Teilen in Google Kalender bei Freunden an Grenzen stößt

Das Teilen in Google Kalender tut, was es verspricht, und für ein Team oder einen Haushalt funktioniert es gut. Unter Freunden zeigen sich schnell drei Lücken.

1. Privatsphäre gilt pro Kalender

Jede Berechtigungsstufe gilt für einen ganzen Kalender. Für einen Freund, der nur mitschauen soll, bleiben damit zwei Möglichkeiten: „Nur Verfügbarkeit anzeigen (keine Details)“ oder „Termindetails aufrufen“. „Privat“ verbirgt einen Termin vor allen, mit denen du teilst, nicht vor einer einzelnen Person. Du kannst nicht sagen: „Dieser Freund sieht mein Wochenende in München, jener sieht gar nichts.“ Weiter unten steht, wie SoKal das Freund für Freund löst.

2. Keine Ansicht, wer im Freundeskreis Zeit hat

Selbst wenn alle ihre Kalender geteilt haben, beantwortet Google die einfachste soziale Frage nicht: Welche meiner Freunde haben am Samstag Zeit? Du legst ihre Kalender übereinander und suchst nach Lücken. Bei drei oder vier Freunden ist das eine Wand aus bunten Blöcken.

3. Keine gemeinsamen Pläne

Einen geteilten Kalender schauen sich Freunde an. Wenn du siehst, dass jemand am Nachmittag frei ist, wird daraus noch kein Plan, und es gibt keine Möglichkeit, einen Plan an deine Freunde zu schicken und zu sehen, wer dabei ist. Dieser Teil passiert weiter im Chat.

Google Kalender + SoKal: Teilen, gemacht für Freunde

Wenn du mit Freunden teilen willst und nicht mit Kollegen, hilft es, über Google Kalender eine Ebene zu legen, die genau dafür gebaut ist, statt ihn zu ersetzen. Das ist SoKal: ein gemeinsamer Kalender für Freunde, der mit dem Kalender funktioniert, den du schon nutzt.

• Bleib bei Google Kalender. SoKal synchronisiert in beide Richtungen mit Google Kalender, Microsoft Outlook und Apple Kalender, deine Termine bleiben also, wo sie sind.
• Freunde sehen die Arten von Plänen, die du freigibst. Standardmäßig sind das Treffen und Reisen, genau so, wie sie sind. Alles andere erscheint als ein einziges Wort: „Beschäftigt“. Das kannst du für jeden Freund und jede Gruppe ändern, zum Beispiel für Enge Freunde, Freunde oder Bekannte.
• Einladungen, für die niemand eine App braucht. Schick einen Plan per SMS, WhatsApp oder Link. Wer eingeladen ist, kann ohne App und ohne Konto zusagen.
• Kostenlos, überall. Keine Abos, keine In-App-Käufe. SoKal läuft auf iPhone, iPad, Mac, Android und Windows sowie im Browser auf jedem Laptop.

Wenn du die Möglichkeiten lieber erst vergleichen willst: Wir haben Google Kalender sieben Alternativen gegenübergestellt, in unserem Vergleich der besten Apps für einen gemeinsamen Kalender.

Google Kalender weiß, wann du beschäftigt bist. Mit SoKal sehen deine Freunde die Pläne, die sie sehen sollen, und es wird leicht, etwas zusammen zu unternehmen.

Teil deine Pläne mit Freunden, nicht deinen ganzen Kalender

SoKal ist kostenlos. Verbinde deinen Google Kalender und leg fest, was Freunde sehen.